Seedoc
Protocollo Informatico e Gestione Documentale
Seedoc produce automaticamente il Registro Giornaliero in formato PDF/A, fornendo quindi caratteristiche di immodificabilità e di staticità per l’archiviazione nel lungo periodo, e crea il pacchetto di versamento relativo al registro pronto per essere trasmesso in Conservazione Digitale.
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Seedoc è una piattaforma per la gestione documentale e del protocollo informatico che consente una gestione completa dell’iter del documento e del protocollo, riducendo i tempi e i costi di archiviazione e di gestione del processo.
Il Protocollo Informatico rappresenta il punto di ingresso e d’uscita di tutta la corrispondenza e in generale di tutti i documenti: permette l’acquisizione, la registrazione, la ricerca e la consultazione delle diverse tipologie di documenti trattati nell’ambito dei processi amministrativi e/o aziendali.
I moduli di workflow di assegnazione e di gestione documentale permettono di condividere in maniera semplice i documenti all’interno dell’organizzazione, monitorare il processo e archiviare in un sistema documentale strutturato i documenti di proprio interesse.
I servizi di firma digitale remota integrati nella piattaforma rendono possibile apporre firme digitali senza la necessità di ricorrere all’installazione di Hardware o Software dedicato sul proprio PC.
Seedoc è sviluppato nel rispetto della normativa e delle linee guida fornite dall’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale) sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e allegati, del T.U.D.A. (Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di Documentazione Amministrativa), del Codice dell’Amministrazione Digitale (noto come CAD) e della Legge 241/1990 (Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi).
Le principali funzionalità prevedono:
SCRIVANIA VIRTUALE (DASHBOARD): per tenere sotto controllo i propri documenti e i protocolli di propria competenza, gestire le code di lavoro e monitorare i processi;
PEO e PEC: per utilizzare gli account email PEO e PEC dall’interfaccia dedicata e monitorare sulla propria dashboard lo stato di consegna del documento protocollato e inviato tramite PEC al destinatario;
RUBRICA: per gestire in maniera centralizzata e condivisa la rubrica della propria organizzazione, con anagrafiche strutturate e costantemente aggiornate;
WORKFLOW: per semplificare i processi di workflow dei documenti identificando gli uffici o utenti per competenza e per conoscenza, e monitorare sulla propria dashboard lo stato dei documenti assegnati, presi in carico o rifiutati dai destinatari del processo;
SISTEMA ARCHIVISTICO EVOLUTO: per organizzare i propri documenti in maniera efficace, grazie al sistema archivistico evoluto basato sulla classificazione dei documenti protocollati mediante l’utilizzo di un titolario configurabile multi-livello e la fascicolazione con differenti livelli di aggregazione;
DEMATERIALIZZAZIONE: per la dematerializzazione di tutti i documenti cartacei in ingresso e l’importazione in maniera massiva dei documenti cartacei digitalizzati;
RICERCA: per la ricerca dei documenti protocollati tramite la search box avanzata con l’utilizzo di filtri e metadati.
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