ARPA Umbria

Protocollo informatico open source per la Pubblica Amministrazione

Il progetto prevedeva l’implementazione di un protocollo informatico e dei relativi processi di digitalizzazione all’interno di un ente regionale complesso costituito da oltre 50 Unità Organizzative e circa 200 operatori.

L’Agenzia Regionale di Protezione Ambientale della Regione Umbria (ARPA Umbria), in concerto con altri soggetti istituzionali, opera per coordinare e promuovere tutte le azioni di prevenzione e tutela ambientale. Nell’esecuzione di tali attività la corretta gestione della corrispondenza e dei documenti correlati assume fondamentale importanza, non solo in qualità di obbligo di legge ma anche dal punto di vista operativo.

La soluzione progettata e sviluppata da Flosslab, basata sul protocollo informatico open source e-Prot, garantisce non solo i normali vincoli imposti dalla normativa in materia di protocollo informatico e gestione documentale, ma anche i seguenti aspetti:

  • Integrazione con il sistema Active Directory in uso presso l’Ente e possibilità di accesso tramite Single Sign On, ovvero senza necessità di inserire i dati dell’utente ma derivando tali informazioni direttamente dall’utente della postazione in uso;
  • Interfacciamento diretto verso le postazioni di scansione con contestuale visione del documento digitale da gestire;
  • Gestione multi-pec decentralizzata che consente ai diversi servizi una gestione della corrispondenza PEC autonoma sia in ingresso che in uscita, con effetto immediato sul carico di lavoro dei Servizi Centrali di Protocollazione (oltre 40mila PEC gestite);
  • Meccanismi strutturati di inoltro e smistamento dei documenti per consentire l’attivazione delle procedure a valle delle diverse comunicazioni in ingresso;
  • Integrazione applicativa mediante web services verso piattaforme presenti nel sistema informativo di ARPA Umbria.

L’implementazione del sistema, grazie al paradigma Open Source e alle modalità di interazione e collaborazione previste dalle Metodologie Agili, ha accompagnato ARPA Umbria verso un processo di miglioramento continuo dei processi collegati e ad un adattamento dinamico rispetto alle sopraggiunte necessità organizzative.

Tramite questo approccio progettuale il protocollo informatico da semplice adempimento normativo è diventato un vero e proprio strumento gestionale e di ottimizzazione dei processi.

 

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