Gestione Documentale e Dematerializzazione
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Cos’è?
La Gestione Documentale consiste in un processo di informatizzazione atto a garantire la trasparenza amministrativa, la dematerializzazione, la centralizzazione e la gestione del patrimonio informativo con il vantaggio del taglio dei costi legati al mantenimento degli archivi storici cartacei.
Cosa fa?
I principali risultati che si ottengono attraverso l’utilizzo del gestionale sono:
- eliminazione di registri e cataloghi cartacei;
- consultazione online regolamentata e sicura dei documenti;
- miglioramento delle attività di ricerca e reperibilità dei documenti;
- automazione e gestione dei processi;
- classificazione e organizzazioni logiche grazie a metadati, categorie e tag;
- gestione cooperativa dei documenti, con sistema di check-in e check-out degli autori;
- sistema di versioning, per salvare le diverse versioni del documento nel tempo;
- garanzia nel tempo dell’integrità e della provenienza dei documenti.
Quali sono i vantaggi?
- Risparmio tempo;
- Eliminazione dei costi cartacei;
- Praticità.
Quali elementi lo caratterizzano?
- Gestione documenti: avviene attraverso la memorizzazione e attribuzione di metadati ai documenti. Il reperimento dei documenti avviene tramite l’applicazione di apposite categorie e sistemi di tagging;
- Caratteristiche di archiviazione;
- Sicurezza attraverso autenticazione e autorizzazioni;
- Processi documentali (workflow documentale);
- Accesso ai documenti attraverso filesystem, interfaccia web e apps;
- Scalabilità (verticale e orizzontale);
- Per tutte le tipologie di documenti è garantita la completezza, la validità, la tracciabilità e l’inalterabilità;
- Affidabilità e continuità del sistema.
