Gestione Documentale e Dematerializzazione

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Cos’è?

La Gestione Documentale consiste in un processo di informatizzazione atto a garantire la trasparenza amministrativa, la dematerializzazione, la centralizzazione e la gestione del patrimonio informativo con il vantaggio del taglio dei costi legati al mantenimento degli archivi storici cartacei.

Cosa fa?

I principali risultati che si ottengono attraverso l’utilizzo del gestionale sono:

  • eliminazione di registri e cataloghi cartacei;
  • consultazione online regolamentata e sicura dei documenti;
  • miglioramento delle attività di ricerca e reperibilità dei documenti;
  • automazione e gestione dei processi;
  • classificazione e organizzazioni logiche grazie a metadati, categorie e tag;
  • gestione cooperativa dei documenti, con sistema di check-in e check-out degli autori;
  • sistema di versioning, per salvare le diverse versioni del documento nel tempo;
  • garanzia nel tempo dell’integrità e della provenienza dei documenti.

Quali sono i vantaggi?

  • Risparmio tempo;
  • Eliminazione dei costi cartacei; 
  • Praticità.

Quali elementi lo caratterizzano?

  • Gestione documenti: avviene attraverso la memorizzazione e attribuzione di metadati ai documenti. Il reperimento dei documenti avviene tramite l’applicazione di apposite categorie e sistemi di tagging;
  • Caratteristiche di archiviazione;
  • Sicurezza attraverso autenticazione e autorizzazioni;
  • Processi documentali (workflow documentale);
  • Accesso ai documenti attraverso filesystem, interfaccia web e apps;
  • Scalabilità (verticale e orizzontale);
  • Per tutte le tipologie di documenti è garantita la completezza, la validità, la tracciabilità e l’inalterabilità;
  • Affidabilità e continuità del sistema.