DMS: Sistema di Gestione Documentale

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Cos’è?

Il DMS (Document Management System), chiamato anche Sistema di Gestione Documentale, è uno strumento fondamentale per gestire la redazione, condivisione e archiviazione dei documenti, vero patrimonio informativo di un’organizzazione e dunque asset strategico per eccellenza.

Cosa fa?

Il DMS permette di gestire qualunque operazione sul documento in maniera informatizzata. Alla fondamentale funzionalità di archiviazione classica, basata sul concetto di struttura archivistica gerarchica definita rispetto alle caratteristiche organizzative del Cliente, si affianca la possibilità di categorizzare, indicizzare e ricercare i documenti secondo le più moderne concezioni. La piattaforma mette a disposizione degli Utenti una redazione collaborativa dei documenti attraverso le funzionalità di versioning (salvataggio delle diverse versioni del documento) discussione e condivisione, permettendo di semplificare e ottimizzare l’intera fase di produzione dell’informazione. L’informatizzazione dei workflow documentali consente l’efficientamento di procedure ottimizzate all’interno del contesto organizzativo e un loro corretto governo e monitoraggio. FlossLab coerentemente con la sua filosofia propone ai suoi Clienti soluzioni integralmente Open Source come ad esempio Alfresco DMS. La piattaforma proposta consente inoltre di integrare il sistema e tutte le sue potenzialità con altri applicativi (come il Protocollo Informatico o l’ERP) e con portali internet e intranet.

Quali sono i vantaggi?

  • Archivio unico centralizzato a disposizione degli utenti e delle applicazioni;
  • Miglioramento delle performance;
  • Riduzione dei costi;
  • Efficientamento dei flussi di lavoro;
  • Sicurezza dei dati e dei documenti;
  • Controllo e monitoraggio del workflow.

Quali elementi lo caratterizzano?

  • Archiviazione strutturata, sicura e a norma;
  • Ricerca avanzata e full-text;
  • Strumenti di collaboration;
  • Versioning;
  • Profilazione avanzata dei permessi degli Utenti;
  • Workflow documentale;
  • Accesso tramite file system e/o interfaccia web;
  • Scalabilità e Personalizzazione;
  • Integrazione con altri applicativi;
  • Integrazione con Google Drive;
  • Integrazione con portali internet/intranet.